Pola Pengelolaan Arsip Secara Digital dalam Mendukung Efektivitas Organisasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang
Keywords: Pengelolaan arsip berbasis digital, Pola Pengarsipan, Arsip dinamis
Abstract
The problem studied is the need for a digital-based archive management system within the Bontang City Education and Culture Office using digital-based archive management. The focus of the study is how to implement digital-based records management in records management so that the implementation of organizational activities can run efficiently and effectively. The purpose of this research is to encourage related devices to immediately adopt and implement digital-based archiving in order to succeed in the vision and mission of the organization so that organizational effectiveness and efficiency can be realized. Data collection techniques used are interviews, observation, and documentation. The results of this study indicate that a digital-based management system has not been implemented due to several factors, namely: (1) Employees who master digital-based records management are still limited, and (2) Lack of support from stakeholders in the use of digital-based records management systems. With this research, it is hoped that all parties can play an active role so that this digital-based implementation system can run as expected.
Masalah yang dikaji adalah tentang perlunya sistem pengelolaan arsip berbasis digital di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang dengan menggunakan pengelolaan arsip berbasis digital. Fokus kajian adalah pengelolaan arsip berbasis digital dalam pengelolaan arsip agar pelaksanaan kegiatan organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif. Tujuan dari penelitian ini mengambarkan pengelolaan arsip berbasis digital dengan mengadopsi dan mengimplementasikan penyelenggaraan kearsipan berbasis digital demi mensukseskan visi dan misi organisasi agar efektivitas dan efisiensi organisasi dapat terwujud. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa sistem penyelenggaraan berbasis digital belum terlaksana dikarenakan beberapa faktor yakni antara lain: (1) Pegawai yang menguasai pengelolaan arsip berbasis digital masih terbatas, dan (2) Kurangnya dukungan dari stakeholder dalam penggunaan sistem pengelolaan arsip berbasis digital. Dengan adanya penelitian ini, diharapkan semua pihak dapat ikut berperan aktif agar sistem penyelenggaraan berbasis digital ini dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
References
Sumartias, Suwandi.(2021).Komunikasi Bisnis.Universitas Terbuka
Halimah,Mas.(2019).Administrasi Perkantoran.Universitas Terbuka
Sudjono.(2014).Penilaian dan penyusutan arsip.Universitas Terbuka
Rustam, Muhammad.(2019).Pengelolaan arsip elektronik.Universitas Terbuka
Mulyadi.(2016).Pengelolaan arsip berbasis otomasi.PT.Raja Grafindo Persada
Suryani, Ni Kadek dan John E.H.J.FoEh.2018.Kinerja organisasi.Deepublish
Ambarwati, Arie.(2018).Perilaku dan teori organisasi.Media Nusa Creative
Sulaksono, Hari.(2015).Budaya organisasi dan kinerja.CV.Budi Utama
Pratiwi, Desi.(2019).Manajemen rekod aktif.Universitas Terbuka
Zainuddin, Zamzami, Indra Maulana,Rudi Kurniawan.(2021).Optimalisasi digitalisasi arsip pada kantor mahkamah syariah.Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Nasional.Asia- PAcific Journal of Public Policy - VOL. 07 NO. 01 (2021) 49-67
Nyfantoro, Fajar, Tamara Adriani Salim , Anon Mirmani.(2019).Perkembangan pengelolaan arsip elektronik di Indonesia.Diplomatika Jurnal Kearsipan Terapan..VOL. 3, NO. 1, 1 - 15
Lina,Tirsa Ninia , Matheus Supriyanto Rumetna , Frits Gerit John Rupilele, Annisa Nurul Sucianingsih Palisoa , Muhammad Zulkarnain Sirajjudin.(2018).Sistem informasi e-arsip berbasis web (Studi Kasus: PT. Haleyora Powerindo Cabang Sorong).Jurnal Jendela Ilmu Vol.1, No. 1, Juni 2020, hlm. 1-5
Chaniago, Habil Yaziq.(2021).Analisis penerapan sistem aplikasi (SIKD) dalam pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok.Universitas Andalas Padang
Irawan,Muhammad Dedi dan Selli Aprilla Simargolang.(2018).Implementasi E-Arsip pada program studi teknik informatika.(Jurnal Teknologi Informasi) Vol.2, No.1
Aji, Sapto Dkk.(2014).Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum).IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 3 No 3 – Juli 2014 – ijns.org
Pranoto, Chrisna Adhi , Samson CMS, Nurmaya Prahatmaja.(2019).Analisis sistem informasi pengelolaan arsip vital digital (e-arsip) di PT. Pertamina (persero).Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 2020, Vol 13 (1)
Muhidin, Sambas ali , Hendri Winata, Budi Santoso.(2016).Pengelolaan arsip digital.Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen, Vol.2 No.3
Soesilo.(2017).Optimalisasi pengelolaan kearsipan melalui e-arsip di direktorat jenderal guru dan tenaga kependidikan.Manajerial, Vol. 16 No. 2
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang aplikasi umum bidang kearsipan dinamis.https://jdih.anri.go.id/peraturan/KEPMENPANRB%20NO%20679%20TAHUN%202020%20TTG%20AUBKD.pdf, Diakses tanggal 20 Mei 2023
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.https://jdihn.go.id/files/4/2009uu043.pdf, Diakses tanggal 20 Mei 2023
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.https://jdih.anri.go.id/peraturan/2021peranri006.pdf, Diakses tanggal 20 Mei 2023
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.https://jdih.kemenparekraf.go.id/asset/data_puu/2018Perpres095.pdf, Diakses tanggal 20 Mei 2023
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, (2020, Agustus 12). Pemerintah Segera Luncurkan Aplikasi Umum di Akhir Tahun.https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/pemerintah-segera-luncurkan-aplikasi-umum-di-akhir-tahun#:~:text=Pada%20akhir%202020%2C%20mudah-mudahan%20sudah%20kami%20luncurkan%20aplikasi-aplikasi,Transformasi%20oleh%20Kementerian%20Keuangan%20secara%20virtual%2C%20Rabu%20%2812%2F08%29, Diakses tanggal 20 Mei 2023
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, (2020, Oktober 27).Kementerian PANRB Luncurkan Aplikasi Umum Kearsipan dan Pelayanan Publik.https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/kementerian-panrb-luncurkan-aplikasi-umum-kearsipan-dan-pelayanan-publik, Diakses tanggal 20 Mei 2023
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
Copyright (c) 2023 Juniati Juniati
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.