Upaya Pelestarian Arsip Bersejarah di Universitas Sumatera Utara: Tinjauan Preservasi Preventif dan Alih Media
Keywords: preservasi arsip, preservasi preventif, alih media, transformasi digital, arsip universitas
Abstract
Penelitian ini mengkaji implementasi strategi preservasi preventif dan alih media di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara (USU). Melalui pendekatan kualitatif deskriptif, studi ini mengevaluasi efektivitas sistem preservasi arsip sambil mengidentifikasi tantangan dan peluang pengembangan di masa depan. Pengumpulan data melibatkan wawancara terstruktur dengan pengelola arsip, observasi langsung terhadap fasilitas dan proses, serta analisis dokumen yang komprehensif. Temuan penelitian mengungkapkan kemajuan signifikan dalam implementasi infrastruktur preservasi modern, termasuk sistem face access, digital thermo-hygrometer, dan pengendali iklim 24 jam. Namun, beberapa tantangan kritis teridentifikasi, meliputi keterbatasan ruang untuk pemisahan media yang optimal, kesenjangan teknologi dalam penanganan arsip audio-visual, dan kesenjangan kompetensi staf dalam preservasi digital. Studi ini juga menyoroti perkembangan yang tidak merata dalam proses alih media, dengan digitalisasi berbasis teks menunjukkan kemajuan yang menggembirakan sementara konversi format audio-visual menghadapi kendala yang cukup besar. Penelitian ini memberikan kontribusi baik pada pemahaman teoretis tentang preservasi arsip di institusi pendidikan tinggi Indonesia maupun rekomendasi praktis untuk pengembangan sistem preservasi yang lebih adaptif dan berkelanjutan. Rekomendasi utama meliputi modernisasi infrastruktur, program pengembangan kompetensi staf yang terstruktur, implementasi sistem preservasi digital terintegrasi, dan penguatan kolaborasi institusional. Studi ini memberikan wawasan berharga bagi institusi arsip yang menghadapi tantangan serupa dalam menyeimbangkan praktik preservasi tradisional dengan tuntutan transformasi digital
References
Ariani, S. (2023). Analisis kesenjangan kompetensi digital pengelola arsip perguruan tinggi di era transformasi digital. Jurnal Kearsipan Digital, 8(2), 145-168.
Conway, P. (2010). Preservation in the age of Google: Digitization, digital preservation, and dilemmas. The Library Quarterly, 80(1), 61-79.
Conway, P. (2019). Digital transitions in university archives: Challenges and opportunities in the 21st century. Archives & Records Management Quarterly, 34(4), 412-433.
Dureau, J. M., & Clements, D. W. G. (1990). Principles for the preservation and conservation of library materials. IFLA Professional Reports Series, No. 22. International Federation of Library Associations and Institutions.
Fatmawati, E. (2018). Identifikasi faktor-faktor penyebab kerusakan koleksi perpustakaan. Jurnal Pustakawan Indonesia, 15(1), 23-38.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya arsip sebagai sumber informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(2), 215-225.
Foot, M. (2001). Building blocks for a preservation policy. British Library Preservation Advisory Centre.
Gunawan, A., Pratama, R., & Wijaya, S. (2023). Studi komparatif kebijakan preservasi arsip perguruan tinggi: Analisis terhadap 10 universitas terkemuka di Indonesia. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 16(1), 1-22.
Harvey, R. (2005). Preserving digital materials. K.G. Saur.
Hasanah, N., & Putri, D. A. (2022). Evaluasi kompetensi staf kearsipan dalam preservasi digital: Studi kasus pada 15 perguruan tinggi negeri di Indonesia. Jurnal Kajian Informasi & Perpustakaan, 10(1), 77-96.
International Council on Archives. (2019). Guidelines on preservation and conservation of archives. ICA.
Kusno, K., Juanda, J., Sulastri, S., & Kadariah, K. (2023). Pentingnya peran arsip di lingkungan instansi. ABDIKU: Jurnal Pengabdian Masyarakat Universitas Mulawarman, 6(1), 45-58.
Nufus, A. (2017). Preservasi arsip: Kajian teoritis dan praktis. Libria, 9(2), 211-226.
Ogden, S. (2004). Preservation planning: Guidelines for writing a long-range plan. American Association of Museums.
Procter, M., & Williams, C. (2021). Digital preservation challenges in Southeast Asian universities: A five-year longitudinal study. International Journal of Information Management, 45(3), 289-307.
Putra, K. A. D., & Suhartika, I. P. (2023). Preservasi sebagai upaya mencegah kerusakan arsip rekam medis: Studi kasus RSUD Klungkung. Jurnal Imam Bonjol: Kajian Ilmu Informasi dan Perpustakaan, 7(1), 12-28.
Rahman, A., Sutrisno, B., & Handayani, T. (2023). Kesiapan digitalisasi arsip perguruan tinggi di Sumatera: Analisis infrastruktur dan sumber daya. Jurnal Kearsipan, 18(1), 34-52.
Rhee, H. L. (2015). Reflections on archival user studies in educational settings: Research directions, methodological approaches, and gaps in the literature. Reference Services Review, 43(4), 576-591.
Ritzenthaler, M. L. (2010). Preserving archives and manuscripts (2nd ed.). Society of American Archivists.
Safitri, R. (2023). Standarisasi prosedur preservasi arsip digital di perguruan tinggi Indonesia: Tantangan dan solusi. Jurnal Dokumentasi dan Informasi, 44(1), 111-130.
Sahoo, J. (2019). Preservation of library materials: Some preventive measures. OHRJ, 57(4), 82-89.
Smith, A. (2007). Strategies for building digitized collections. Digital Library Federation.
Sundari, T., & Wahyono, E. (2022). Pengelolaan arsip hybrid di perguruan tinggi Indonesia: Survei nasional 2021. Jurnal Kearsipan Nasional, 17(2), 167-189.
Taib, T. (2021). Pentingnya peran arsip di perguruan tinggi: Studi kasus IAIN Sultan Amai Gorontalo. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan Khizanah Al-Hikmah, 9(1), 1-14.
Verry Mardiyanto. (2017). Strategi kegiatan preservasi arsip terdampak bencana: Lokasi kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia. Jurnal Pengembangan Kearsipan, 10(2), 45-62.
Widodo, H., & Supriadi, D. (2021). Evaluasi sistem preservasi digital perguruan tinggi Indonesia: Analisis kesesuaian dengan standar internasional. Jurnal Pustakawan Indonesia, 20(2), 89-104.
Wijaya, S., & Setiawan, R. (2023). Aksesibilitas bahan preservasi arsip di Indonesia: Tantangan dan peluang pengembangan industri konservasi dokumen. Record and Library Journal, 9(1), 78-92.
Williams, D. (2006). PREMIS 2.0: Data dictionary for preservation metadata. OCLC Research.
Copyright (c) 2024 Muslih Fathurrahman Muslih, Bagus
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.